Jobsolutions

Gebouwd op 15 jaar expertise, vertrouwd door meer dan 80 overheidsdiensten in Vlaanderen

Veelgestelde vragen

Vind je niet het antwoord dat je zoekt? Contacteer ons

1. Wat is het doel van de Teams‑koppeling in JobSolutions?

De koppeling zorgt ervoor dat kandidaten, juryleden en de meeting‑organisator automatisch een Teams‑uitnodiging ontvangen in hun Outlook‑agenda vanuit een factsheet in JobSolutions.

2. Waar activeer ik de Teams‑koppeling?

In de Factsheet van een procedure:

Voeg een nieuw selectiegedeelte toe of bewerk een bestaand selectiegedeelte.
Vink Office365 afspraak aan.
- Zie je deze optie niet? Dan staat dit niet actief voor jouw account. Neem contact op met de JobSolutions klantenservice.

3. Wat moet ik instellen in het selectiegedeelte?

Zorg dat je het volgende invult:

De nodige tijdstippen
Het veld max deelnemers, indien er een limiet is op het aantal deelnemers aan de Teams‑meeting
De optie Online teams meeting, zodra Office365 afspraak is aangevinkt
- Hierdoor komt automatisch een Teams‑link in de uitnodiging voor kandidaat en jurylid.

4. Wat is de rol van de Meeting Organisator?

De Meeting Organisator is een gebruiker binnen JobSolutions die:

De Teams‑uitnodiging ontvangt in de persoonlijke Outlook‑agenda
De juiste toegang moet hebben binnen de Teams‑koppeling

5. Wie kan ik toevoegen als Extra deelnemers?

Extra deelnemers zijn bijkomende personen die ook de Teams‑uitnodiging moeten ontvangen.
Ze krijgen deze automatisch, samen met de Meeting Organisator en de kandidaten.

6. Hoe worden kandidaten uitgenodigd?

In het selectiegedeelte nodig je kandidaten uit via een template waarin het anker
${aanwezigheid.link} is opgenomen.
Dit zorgt ervoor dat zij:

Een Teams‑uitnodiging ontvangen
Een link krijgen om hun aanwezigheid te bevestigen of te beheren, indien van toepassing

7. Wat is het resultaat van een correct ingestelde Teams‑koppeling?

De volgende personen ontvangen automatisch het Teams‑verzoek in hun agenda:

Kandidaten
Meeting Organisator
Extra deelnemers

Waar tijdssloten aanmaken?

Ga naar Factsheet van de desbetreffende procedure.
Ga naar het selectiegedeelte waar je tijdssloten aan wenst toe te voege
Bij Datum/data kan je verschillende tijdsblokken reserveren voor kandidaten

Noot: indien de datum van het selectiegedeelte nog kan wijzigen of nog niet vastlig, vink dan Provisoir aan. Je dient dan echter wel een nota aan te brengen in die regel.

Vergeet ook niet om het aantal maximum deelnemers aan te duiden. Voor een mondeling gedeelte zal dit doorgaans 1 persoon per tijdsslot zijn.

Tijdssloten automatisch aanvullen

Bij de opmaak van data kan je de tijdsloten chronologisch laten volgen.

Klik daarvoor de button + aansluitend tijdslot aan. Het systeem dal dan op dezelfde dag een volgend tijdslot laten aansluiten met eenzelfde duurtijd als het origineel Indien gewenst kan je ook werk met een pauze: kies dan de optie + aansluitend tijdslot met pauze
Desgewenst kan je de bepaalde tijdsloten ook via het vinkje verbergen. Kandidaten krijgen deze optie dan niet te zien in de keuzelijst tot deze opnieuw wordt open gezet. Dit is handig wanneer je bv. eerst de tijdsloten in de voor- of namiddag wenst op te vullen zodoende geen gaten in de planning te hebben.

Kandidaten toewijzen aan een tijdsslot

Ga opnieuw naar het desbetreffende selectiegedeelte

Bij het tabblad kandidaten kan je personen manueel toewijzen aan een gemaakt tijdslot

Je hebt echter ook de optie om kandidaten zelf te laten kiezen. Laat de datum dan staan op: kies

In beide gevallen verstuur je de kandidaten een uitnodiging

Kies Communicatie en vervolgens uitnodiging kandidaten versturen
Indien reeds toegewezen tijdstip: kies de template en verstuur de uitnodiging(en)
Indien kandidaat zelf mag kiezen
- Zet het vinkje bij De uitgenodigde kandidaten mogen zelf het tijdstip aangeven waarop ze aanwezig kunnen zijn zeker aan

Koppeling met Lima

Vanuit JobSolutions kunnen kandidategegevens geëxporteerd worden naar LIMA vanwaaruit de loonadminstratie kan gebeuren.

Waar kan ik kandidatengegevens exporteren?

Om een kandidaten te exporteren:

Navigeer naar de desbetreffende procedure
Selecteer het finale selectiegedeelte en ga naar de ‘Selectieresultaten’
Vink de te expertoren kandidaat aan
Klik op het tandwiel ‘Acties’ en vervolgens op ‘selectie exporteren naar Lima’

Klik op de knop ‘Personeelsleden exporteren’ om het proces te finaliseren.

Om een schriftelijke thuisopdracht toe te voegen aan een procedure dient deze eerst en vooral correct te zijn toegevoegd in de procedure.

Waar voeg ik dit toe?

Ga naar factsheet in de desbetreffende procedure
Selecteer selectiegedeeltes en selecteer het selectiegedeelte waar je de thuisproef aan wil toevoegen of maak dit aan via +selectiegedeelte toevoegen
Vul het veld In te dienen documenten verder aan
Desgewenst kan je de test raadpleegbaar maken vanaf een gewenste datum+ tijdstip en hier ook een deadline aan toevoegen.
Bij template voeg je het in te vullen document toe
Vergeet de wijzigingen niet op te slaan

Hoe bezorg ik de uitnodiging aan mijn geselecteerde kandidaten?

Ga naar het desbetreffende selectiegedeelte
Zorg dat de kandidaten geselecteerd zijn met het vinkje
Klik op de button communicatie en selecteer uitnodiging versturen

Vind snel de juiste mensen met onze slimme tool voor de publieke sector