Privacyverklaring sollicitanten

De organisatie waarbij je solliciteert hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van personen, in dit geval sollicitanten, waarmee ze in contact komt en wil dan ook de relevante wetgeving in deze context goed toepassen.

We respecteren niet alleen de regels die in de Verordening (EU) 2016/79 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming - AVG).

We respecteren, in voorkomend geval, de Belgische privacywetgeving (dd. 30 juli 2018) ter uitvoering van de AVG. We houden ook rekening met uw algemeen grondrecht op privacy We zullen niet meer informatie opvragen, of verwerken, dan nodig is om uw geschiktheid als sollicitant voor een bepaalde functie te beoordelen.

Voor de informatie die u als sollicitant aan ons verstrekt via JobSolutions treedt de organisatie waarbij je solliciteert op als verwerkingsverantwoordelijke.

In deze privacyverklaring beantwoorden we volgende vragen:

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen we in de loop van het sollicitatie- of wervingsproces?
  2. Hoe gebruiken we deze persoonsgegevens en op welke rechtmatigheidsgrond beroepen we ons?
  3. Welke (technische) middelen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verwerken?
  4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en waarom?
  5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
  6. Welke privacy rechten heeft u en hoe kan u ze uitoefenen?
  7. Welke maatregelen nemen we om uw persoonsgegevens te beschermen?
  8. Hoe kan u ons bereiken indien u bijkomende vragen of opmerkingen heeft?

Inleiding

Voor de volgende begrippen verwijzen we naar art. 4, “Definities” van de AVG, die u kan raadplegen op volgende website: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:32016R0679:

1. Welke persoonsgegevens verzamelen we in de loop van het sollicitatie- of wervingsproces?

In het kader van een sollicitatie- of wervingsproces kunnen volgende persoonsgegevens verwerkt worden, rekening houdende met de vacature  waarvoor u solliciteert:

Het is mogelijk dat er tijdens het sollicitatie- of wervingsproces toch bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals ras, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond …)  worden verwerkt. We zorgen voor de nodige omzichtigheid indien we deze persoonsgegevens in het kader van sollicitatie- of wervingsproces toch zouden verwerken.

U bent verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Het is niet toegestaan  om informatie te verstrekken die de rechten en plichten met betrekking tot privacy, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom of handelsgeheimen van anderen schendt zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken derde partij. Indien u personen opgeeft als referentie tijdens uw sollicitatie garandeert u eveneens dat u die personen op de hoogte hebt gebracht van de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Hoe gebruiken we deze persoonsgegevens en op welke rechtmatigheidsgrond beroepen we ons?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

Om uw persoonsgegevens te verwerken hebben we een rechtmatigheidsgrond (ook wel een rechtsgrond genoemd) nodig. Dat is een specifieke regel (een wet, een contract,…) waarop we ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken. We verwerken uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U heeft het recht om uw toestemming op elke moment in te trekken. Let wel op dat dit recht niet absoluut is en omwille van de looptijd van de procedure niet onmiddellijk kan toegepast worden.

Contacteer de organisatie waarbij je solliciteert als u hierover vragen heeft.

3. Welke (technische) middelen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verwerken?

Sollicitanten kunnen hun C.V., motivatiebrief en bijkomende informatie bezorgen via JobSolutions.

In principe worden, naast JobSolutions de standaard office toepassingen, zoals outlook, word, excel en mogelijks ook pdf gebruikt. De servers, waar onze (cloud) oplossingen mee verbonden zijn, staan allemaal in Europa.

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en waarom?

Uw persoonsgegevens zullen enkel gedeeld worden met de personen die bevoegd zijn om uw kandidatuur te beoordelen en instaan voor de begeleiding van het sollicitatie- en wervingsproces. Alle personen betrokken bij het sollicitatie- of wervingsproces zijn op de hoogte van de actuele privacywetgeving. In sommige gevallen werd er eveneens een vertrouwelijkheidsovereenkomst getekend.

Het is mogelijk dat de externe IT provider, die instaat voor het onderhoud en operationeel houden van JobSolutions, (incidenteel) uw persoonsgegevens kan zien. Dit is alleen voor zover dit noodzakelijk is om de goede werking van de (technische) systemen te waarborgen. Hiertoe werden de nodige contractuele afspraken gemaakt.

Indien u hierover vragen heeft kan u steeds terecht bij de organisatie waarbij je solliciteert.

5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van niet-geselecteerde sollicitanten worden gedurende maximaal (termijn afhankelijk van organisatie) maanden, nadat de betrokken vacature werd ingevuld of met andere woorden wanneer de procedure is afgesloten, bewaard.

Uw persoonsgegevens zullen bij het aflopen van deze bewaartermijn geanonimiseerd worden. Dit wil zeggen dat we in dit kader niet meer spreken van persoonsgegevens, aangezien ze niet meer kunnen verwijzen naar u of kunnen gelinkt worden aan u. De AVG is in dit geval ook niet meer van toepassing.

én maand vóór dat de hiervoor vermelde bewaartermijn afloopt zullen we u nog contacteren. Indien u wenst kan u, op dat moment, nog altijd aangeven dat u uw persoonsgegevens voor een langere tijd in JobSolutions wenst te behouden. Uw persoonsgegevens zullen dan gedurende dezelfde periode als hiervoor vermeld, bewaard worden.

Dit is niet van toepassing indien u een persoonlijke account in JobSolutions heeft aangemaakt. In dit geval behoudt u uw account tot op het moment dat u die zelf verwijdert.

Indien we beslissen om uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om een wervingsreserve aan te leggen, dan zullen we uw expliciete toestemming vragen om uw persoonsgegevens langer bij te houden en eventueel te actualiseren. De bewaartermijn begint in dit geval te lopen vanaf het moment dat de wervingsreserve ophoudt te bestaan.

6. Welke privacy rechten heeft u en hoe u ze kan uitoefenen?

U heeft volgende privacy rechten:

Om uw rechten uit te oefenen, of indien u vragen heeft contacteert u de organisatie waarbij je solliciteert.

Indien u vindt dat wij u niet voldoende geholpen of geïnformeerd hebben bij de uitoefening van één van uw rechten of om een andere reden,  kan u altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. We verwijzen u hiervoor door naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

7. Welke maatregelen nemen we om uw persoonsgegevens te beschermen?

We zorgen voor gepaste veiligheidsmaatregelen en voorzien de nodige contractuele afspraken met onze verwerker(s) bij de behandeling van uw persoonsgegevens. We voorzien dan ook gepaste fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

We geven u een paar voorbeelden van de maatregelen die de organisatie waarbij je solliciteert neemt. De medewerkers betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens:

Onze systemen zijn voorzien van de nodige beveiligingsmechanismen om ongeoorloofde toegang, vernietiging en/of inzage van persoonsgegevens te vermijden.

We passen onze technische en organisatorische maatregelen ook aan indien dat nodig is.

Heeft u hierover nog vragen, dan contacteert u de organisatie waarbij je solliciteert.

8. Hoe kan u ons bereiken indien u bijkomende vragen of opmerkingen heeft?

Voor vragen, opmerkingen of eventuele klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens neemt u contact op met:

de organisatie waarbij je solliciteert
jobs@assolutions.be

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Onze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer dat noodzakelijk zou zijn omwille van veranderende wetgeving of om wijzigingen in ons wervings- en selectieproces.

De datum van publicatie en versie van het document vindt u onderaan op elke pagina van de privacyverklaring. Controleer regelmatig of er een nieuwe versie is gepubliceerd, aangezien wijzigingen aan deze privacyverklaring van toepassing zijn vanaf de datum van publicatie.

20/03/2022