Administratief medewerker sociale dienst

Wil jij mee het verschil maken? Zorg jij graag voor een vlotte en correcte administratie die mensen écht vooruithelpt? En wil je achter de schermen een onmisbare schakel zijn binnen onze sociale dienst? Dan ben jij misschien de administratief medewerker die we zoeken. Want ook achter de schermen maak je elke dag het verschil.

In welk kader werk je?
Als administratief medewerker ondersteun je de sociale dienst achter de schermen met een correcte en nauwkeurige administratie. Dankzij jouw opvolging van dossiers en samenwerking met de maatschappelijk werkers krijgen de meest kwetsbare inwoners van Machelen tijdig en kwaliteitsvol de ondersteuning waarop ze recht hebben.

Wie zoeken we?
Jouw rol is gericht op het administratief ondersteunen van de dagelijkse werking van de sociale dienst, zodat maatschappelijk werkers zich maximaal kunnen focussen op de begeleiding van cliënten.

Concreet ga je aan de slag in volgende onderdelen:

• Je verwerkt en volgt sociale dossiers administratief op in nauwe samenwerking met de maatschappelijk werkers.
• Je volgt de POD MI-financieringsstromen op, controleert dossiers en registraties en ondersteunt de aangiftes, rapporteringen en terugbetalingen.
• Je monitort knipperlichten en signaleert tijdig onvolledige dossiers, deadlines, afwijkingen en risico's.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van subsidies, financieringsstromen en dossiers artikel 60.
• Je bereidt dossiers voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst (BCSD) administratief voor en werkt deze af.
• Je maakt brieven, beslissingen, attesten en andere administratieve documenten op.
• Je registreert en beheert dossiers correct in de sociale en financiële software.
• Je verwerkt betaallijsten.
• Je bent back-up voor onthaal en telefonie bij afwezigheden of drukke periodes.

Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure dien je te voldoen aan volgende voorwaarden:

• Je beschikt over minimaal een diploma secundair onderwijs of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.
• Je bent van onberispelijk gedrag en kan dit bewijzen met een uittreksel uit het strafregister.
• Je hebt een grondige kennis van de Nederlandse taal.
• Je bent sterk in administratieve opvolging, werkt gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je hebt affiniteit met cijfermatige dossiers, financieringsstromen en subsidies.
• Je gaat discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je kan zelfstandig werken, maar werkt ook vlot samen met collega's en koppelt tijdig terug.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en kan vlot werken met MS Office. Ervaring met NH Client is een troef.
• Ervaring met de POD MI-context of sociale subsidies is een belangrijke meerwaarde.

Wat mag je verwachten?
Wedde
Je salaris bij een openbaar bestuur kan niet onderhandeld worden en ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met periodieke verhogingen gedurende je jaren dienst bij ons én je kan al op een hogere beginwedde starten (zie hierna).
Geïndexeerde bruto beginmaandwedde: minimum € 2396,43 zonder rekening te houden met verhogingen omwille van meegenomen anciënniteit. Op basis van je relevante ervaringen die uit je cv blijken, kan je al bij indiensttreding op een hogere wedde starten.

Bijkomende voordelen

• Maaltijdcheques ter waarde van € 10
• 35 dagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar (voltijds)
• Ecocheques/consumptiecheques t.w.v. € 200 per jaar
• 14 feestdagen
• Volledige terugbetaling openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
• Fietsvergoeding
• Mogelijkheid tot fietslease
• Flexibele arbeidstijden
• Mogelijkheid tot thuiswerken
• Tweede pensioenpijler
• Hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan een voordelig tarief aan te sluiten
• Opleidingsmogelijkheden
• Tevens zijn wij aangesloten bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst van de RSZPPO die bijzondere premies toekent en via dewelke je ook vakantiewoningen kan boeken of korting bekomen bij een aantal grote reisoperatoren

Hoe verloopt de sollicitatieprocedure?
Indien er meer dan 8 kandidaten aan de selectie deelnemen, zal de jury een preselectie uitvoeren op basis van een screening van de curriculum vitae van de kandidaten.
De 8 beste kandidaten die de screening halen, worden toegelaten tot de schriftelijke en/of mondelinge proef. De kandidaten die even goed scoren als de 8ste gerangschikte, worden eveneens toegelaten.

Online-interview
Een eerste verkennend gesprek waarin we peilen naar je motivatie, je ervaring en je zicht op de inhoud van de functie.
Mondelinge proef mét voorbereidingsopdracht
Op de dag van de selectieproef leg je in de voormiddag eerst een schriftelijke proef af. Je krijgt hiervoor 2 uur uitwerkingstijd. Nadien beoordeelt de jury deze proef. Indien je slaagt, word je toegelaten tot de mondelinge proef waarin je jouw visie, plan van aanpak, kennis en motivatie met betrekking tot het werkveld verder toelicht.
Je bent geslaagd als je:

• Een positieve beoordeling behaald op het online interview.
• Minimum 60% behaald op de mondelinge proef.

Data
Het online-interview zal doorgaan op woensdag 9 september 2026.
De mondelinge proef mét voorbereidingsopdracht zal plaatsvinden op vrijdag 11 september.
Hou deze data alvast vrij in je agenda.

Bezorg ons je cv en diploma met een woordje uitleg over wat je aanspreekt in de job. Je kan deze:

• Online indienen via machelen.be/vacatures
• Afgeven op de personeelsdienst in het gemeentehuis
• Opsturen t.a.v. het College van Burgemeester en Schepenen, Woluwestraat 1 te 1830 Machelen

Onvolledige kandidaturen komen niet in aanmerking. Solliciteren kan tot uiterlijk zondag 6 september 2026.

In de bijgevoegde infobundel vind je meer informatie over de sollicitatieprocedure alsook de data van de selectieproeven - hou deze data alvast vrij in je agenda:

• online interview: gaat door op woensdag 9 september 2026
• mondelinge proef met schriftelijke voorbereidingsopdracht: gaat door op vrijdag 11 september