Administratief medewerker Vrije Tijd & Beleving

Niveau C1-C3 – Contract onbepaalde duur – Deeltijdse (80%) tewerkstelling – Wervingsreserve van 2 jaar

Ben jij het organisatietalent die ons team Vrije Tijd & Beleving komt versterken?

Wil jij mee de motor zijn achter leuke evenementen, initiatieven die inzetten op beleving en projecten die onze verenigingen versterken in gemeente Zele? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als administratief medewerker binnen ons dynamische team zorg jij voor de nodige ondersteuning, zowel achter de schermen als in contact met onze burgers, verenigingen en partners. Met jouw organisatietalent, klantgerichte instelling en oog voor detail help jij onze vrijetijdsactiviteiten soepel te laten verlopen.

We bieden een contract aan voor een functie van 80%. Je presteert deze uren voornamelijk op weekdagen, in een flexrooster. Er kan ook avond- en weekendwerk gevraagd worden afhankelijk van de geplande vergaderingen, activiteiten of evenementen.

In het kort

Je bent een ondersteunende duizendpoot: je zorgt voor een vlotte administratie, ondersteunt bij de organisatie van evenementen en activiteiten, en staat collega’s, burgers en partners met raad en daad bij. Geen dag is hetzelfde: vandaag help je een vereniging met hun subsidieaanvraag, morgen sta je mee in voor de logistiek van een groot evenement, en overmorgen geef je een burger duidelijke informatie over ons vrijetijdsaanbod.

Je takenpakket bestaat onder andere uit het verwerken van aanvragen voor subsidies, reservaties, inschrijvingen en evenementen. Je zorgt ervoor dat alles volgens de regels en op tijd verloopt. Daarnaast sta je mee in voor de permanentie van onze vrijetijdsbalie: telefonisch, per mail of aan de balie help je mensen verder met een glimlach.

Organiseren doe je niet alleen. Je werkt daarvoor samen met je collega’s van team Vrije Tijd & Beleving, maar ook met andere gemeentelijke teams en partners zoals verenigingen, vrijwilligers en bedrijven. Een vlotte informatiedoorstroom en duidelijke communicatie naar alle stakeholders is dan ook van groot belang.

Je plant, organiseert en volgt ook activiteiten en evenementen op, van A tot Z. Daarbij werk je met verschillende digitale tools en kent de planning geen geheimen voor jou. Loopt er iets niet zoals gepland? Dan denk je flexibel en oplossingsgericht na over alternatieven.

Je denkt proactief mee over hoe we onze dienstverlening nog beter kunnen maken, ten dienste van de Zelenaar. Kortom: jij zorgt ervoor dat onze vrijetijdsactiviteiten niet alleen leuk, maar ook goed georganiseerd zijn!

Wie ben jij?

• Je bent een echte teamspeler met een hands-on mentaliteit.
• Je hebt oog voor detail, maar ziet ook het grotere plaatje.
• Je communiceert vlot en klantgericht, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je kan goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen, en documenteert dit ook.
• Je denkt oplossingsgericht, een uitdaging ga je niet uit de weg.
• Je bent flexibel in je denken en doen en past je aan in functie van wisselende taken, werkuren, activiteiten en doelgroepen.
• Je hebt geen schrik om af en toe de handen uit de mouwen te steken, want vrije tijd is soms ook gewoon hard werken.
• Je kan zelfstandig werken, maar je wisselt ook graag ideeën uit in een team, communiceert open en constructief en signaleert tijdig knelpunten of verbetervoorstellen.
• Je hebt ervaring in administratieve ondersteuning, bij voorkeur in een publieke of dienstverlenende omgeving.
• Je hebt affiniteit met het domein vrije tijd (evenementen, jeugd, sport, cultuur en toerisme).
• Een pluspunt is kennis hebben van de relevante wetgeving of ervaring met evenementenorganisatie.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en maakt je snel nieuwe systemen eigen.
• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.

Twijfel je nog?

Je werkplek is Sporthal De Klodde, Dendermondebaan 10, 9240 Zele. Een nieuw en groot gebouw dat heel wat bezoekers van binnen en buiten Zele mag verwelkomen. Een deel van team Vrije Tijd & Beleving werkt vanuit De Klodde, het andere deel van het team vind je aan de overkant van de site, in GC De Wiek.

Daarnaast mag je het ook het volgende verwachten:

• Work-lifebalans: we werken met een flexwerksysteem, die maken het mogelijk je werkdagen zelf in te richten, rekening houdende met de afspraken, noden van het team en de permanentieregeling van de balie. Sporadisch avond- en weekendwerk kan gevraagd worden afhankelijk van de geplande vergaderingen, activiteiten of evenementen. Thuiswerk tot 5 dagen per maand is mogelijk na een inwerkperiode.
• Een minimum brutoloon van 1.955,45 per maand (voor 80%), geïndexeerd volgens een C1-C3 salarisschaal. Aangevuld met een waaier van extralegale voordelen (maaltijdcheques van € 8, ecocheques, 2de pensioenpijler, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of tussenkomst openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, fietsleasing…)
• 30 dagen betaalde vakantie, 14 feestdagen en als extraatje nog 2 dagen voor Zele jaarmarkt.
• Je anciënniteit meenemen is bespreekbaar volgens ons intern afsprakenkader.

Volledig overtuigd?

Solliciteer dan snel samen met de volgende documenten:

• Een motivatiebrief
• Een curriculum vitae
• Een kopie van het gevraagde diploma
• Een recent uittreksel uit het strafregister

Met inhoudelijke vragen kan je terecht bij ine.baeyens@zele.be.

Als je vragen hebt rond de procedure kan je terecht bij solliciteren@zele.be.

Wat kan je verwachten?

De selectieprocedure ziet er als volgt uit:

• Solliciteren kan tot en met 9 april 2026 23u59.
• Preselectie: wanneer we meer dan 7 sollicitaties ontvangen, wordt er een preselectie gemaakt op basis van:
  • Diplomavoorwaarden
  • CV (relevante opleiding en/of ervaring) - 10 punten
  • Specifieke motivatie – 10 punten
  • Resultaten op een online intelligentietest – 10 punten
• Enkel de 7 best gerangschikte kandidaten na de preselectie kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
• Het examenprogramma bestaat uit een voorbereidende opdracht met mondelinge bespreking + een competentiegericht interview, alles samen op 100 punten, die plaatsvindt op dinsdag 28 april 2026.
• Om als geslaagd te worden beschouwd dienen de kandidaten minstens 60% te behalen op de totaliteit van de proeven.
• Na afloop van de selectiedag wordt aan de best gerangschikte kandidaat een contract van onbepaalde duur aangeboden voor 80%.
• Alle geslaagde kandidaten komen in de wervingsreserve die een looptijd heeft van 2 jaar.