Medewerker onthaal en administratie (50%)

Als medewerker onthaal en administratie bij GC De Rinck ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je houdt van sociale contacten en helpt mensen graag verder. Je verwelkomt iedereen met een glimlach en zorgt ervoor dat mensen zich thuis voelen. Geen dag is hetzelfde: het ene moment zit je aan het onthaal, het andere moment werk je aan administratieve taken of help je mee bij een evenement. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.  

Onthaal en communicatie

• Je zit, afwisselend met andere collega's, aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon van het gemeenschapscentrum op een klantvriendelijke manier.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo goed mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• maximum 2 keer per maand zit je ’s avonds of in het weekend aan het onthaal.

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van ons gemeenschapscentrum in de juiste software. 
• Je bent het aanspreekpunt voor zaalverhuur: je volgt de aanvragen op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op. Dit doe je in samenwerking met de centrumverantwoordelijke.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Administratieve ondersteuning

• Je verzorgt een deel van de boekhoudkundige administratie en ondersteunt de financiële werking van de organisatie.
• Je verzamelt, verwerkt en rapporteert administratieve en financiële gegevens. 
• Je stelt officiële documenten en rapporten op.
• Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief.
• Je volgt de inventaris van het kantoormateriaal op. Je plaatst bestellingen voor verschillende werkmaterialen of gaat naar de winkel.

Personeelsadministratie

• Je geeft afwezigheden door aan de personeelsdienst van de VGC.
• Je biedt ondersteuning bij personeelsadministratie en -beheer. 

Polyvalentie

• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je helpt mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...). Soms ‘s avonds (max. 1 keer per maand) of in het weekend.

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder? De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Je hebt maximaal een diploma van het secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Kennis Nederlands is vereist (minimaal B1-niveau).
• Kennis van het Frans, het Engels en eventueel andere talen is een pluspunt.
• Je hebt interesse in de werking van het gemeenschapscentrum. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal vaardig. Je bent bereid om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Yesplan, Paspartoe, Exact Online ...).
• Je hebt een goede kennis van Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams).
• Je werkt zelfstandig en oplossingsgericht.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 5950299)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Je krijgt een halftijdse geco-vervangingsovereenkomst met als loonschaal C111. 

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In het vacaturerbericht berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je halftijds werkt, heb je elk jaar 17,5 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,37 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Sofie Decorte, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum De Rinck op het nummer 0490 47 64 12 of via sofie.decore@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Vanessa Van Damme beantwoordt graag je vragen op het nummer 0493 31 41 03 of via jobs.vgc@vgc.be.