Administratief medewerker Telefonisch Onthaal (C1-C3)

Als administratief medewerker telefonisch onthaal ben je het eerste aanspreekpunt voor burgers en partners. Je beantwoordt inkomende oproepen op een vriendelijke en professionele manier, luistert actief naar de vraag en zorgt voor een correcte doorverwijzing of afhandeling. Je registreert de nodige informatie nauwkeurig en biedt duidelijke en klantgerichte informatie aan. Dankzij je communicatieve vaardigheden en stressbestendigheid draag je bij aan een efficiënt en toegankelijk onthaal van Zone 1.

Daarnaast combineer je deze onthaalfunctie met een brede administratieve ondersteuning. Je staat mee in voor de administratieve opvolging van dossiers, verwerkt gegevens in de systemen en houdt bestanden up-to-date. Je ondersteunt de werking van de dienst door het behandelen van mails en briefwisseling, het voorbereiden van dossiers en projecten. Op die manier draag je bij aan een vlotte interne werking en een correcte dienstverlening naar zowel interne als externe partners.

Zone 1 zoekt dus een medewerker voor het telefonisch onthaal en administratieve ondersteuning:

• Een tijdelijke aanstelling voor een periode van 1 jaar, verlengbaar tot maximaal 2 jaar
• Een halftijds contract (19u) – voormiddag.
• Plaats van tewerkstelling: Post Oostende – Velodroomstraat 13, 8400 Oostende.
• Uren: stamtijden (9u-12) – andere uren kunnen in de voormiddag glijdend ingevuld worden.

Functiebeschrijving

Telefonisch onthaal

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantgerichte manier.
• Actief luisteren naar vragen van bellers en verstrekken van correcte informatie of een passende oplossing.
• Doorschakelen van oproepen naar de juiste dienst of zorgen voor een duidelijke en correcte boodschapoverdracht.
• Registreren van oproepen en nauwkeurige verwerking van gegevens in de systemen.
• Up-to-date houden van telefoonlijsten en contactgegevens.
• Behandelen en opvolgen van aanvragen via het e-loket.

Administratieve ondersteuning

• Het verlenen van administratieve assistentie en het verrichten van allerlei administratie – ondersteunende werkzaamheden (bv. opstellen van rapporten, opmaken van begeleidende brieven, …)
• Meewerken aan de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen.
• Datapreparatie en controle: zorgen dat gegevens beschikbaar zijn en correct met het oog op maandelijkse rapportering en kwartaalrapportage.

Wie zoeken wij?        

• Je bent klantgericht en communicatief sterk.
• Jij bent een echte luisteraar: je denkt actief mee, vraagt door en zoekt doelgericht naar oplossingen
• Je communiceert helder, vlot en professioneel met collega’s én externe contacten
• Digitale tools zoals Outlook, Office 365 en SharePoint hebben voor jou geen geheimen
• Een basis IT-kennis heb je op zak; ervaring met een helpdesk is mooi meegenomen
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met oog voor detail
• Ook tijdens drukke momenten behoud je het overzicht en stel je de juiste prioriteiten
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en houdt je werk goed georganiseerd
• Je gaat discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie

Ons aanbod

• Je wordt aangeworven met een halftijds contract (19u) van bepaalde duur (1 jaar).
• Een basisloon tussen 1.222 euro en 2.236 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
• Extralegale voordelen zoals
  • Maaltijdcheques,
  • Fietsvergoeding
  • Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
  • Jaarlijks minstens 15 vakantiedagen
  • 14 betaalde feestdagen
  • Eindejaarstoelage
  • Tweede pensioenpijler

Verloop van de procedure

Bij meer dan vijf kandidaten volgt een selectie op basis van het CV en motivatiebrief.

Functie-specifieke proef en interview

Dit selectie-onderdeel beoordeelt of je de praktische vaardigheden, organisatiezin en administratieve nauwkeurigheid bezit die essentieel zijn voor de ondersteuning van het telefonisch onthaal.

Kandidaten moeten 60% behalen om geslaagd te zijn.

Deze selectie gebeurt via een verkorte procedure, bestaande uit een functie specifieke proef en een interview. Bij slagen kan je onmiddellijk in dienst treden.

Dit onderdeel gaat door op 13 en/of 19 mei 2026.

Deelnemingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig.        
• Je kan onmiddellijk of op korte termijn opstarten na een positieve afloop van de selectieprocedure.

De indiensttreding gebeurt bij voorkeur onmiddellijk na een positieve afloop van de selectieprocedure. Kandidaten met een beschikbaarheid op korte termijn (maximaal vier weken) worden eveneens in overweging genomen.

Interesse? – Solliciteer nu!

Dien ten laatste op 5 mei 2026 je kandidatuur in. Dit kan via mail deze link:

• https://www.jobsolutions.be/register/29087-8

Voeg volgende documenten toe aan je kandidatuur:

• CV met exacte data van jouw werkervaring en duidelijke en beknopte omschrijving van je takenpakket.
• Motivatiebrief
• Kopie van het vereiste diploma

Als kandidaat ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de correcte documenten via het sollicitatieplatform.
Bezorg je ons de verkeerde, onvolledige of laattijdige documenten, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vragen?

Heb je vragen, neem dan contact op met de dienst Werving en Selectie:

• Via e-mail: vacatures@zone1.be of telefonisch op 050/68 17 30