Medewerker administratie en onthaal GC De Zeyp

Als medewerker administratie en onthaal bij GC De Zeyp ben jij het eerste aanspreekpunt voor de centrumverantwoordelijke bij de opmaak van facturen, boekhouding en andere administratieve processen. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je zo mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.

​​​Administratieve ondersteuning​ 

• ​Je verzorgt de boekhoudkundige administratie en ondersteunt de financiële werking van de organisatie. 
• ​Je verzamelt, verwerkt en rapporteert administratieve en financiële gegevens.  
• ​Je stelt officiële documenten en rapporten op. 
• ​Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief. 
• ​Je beheert de adressenlijst. 
• ​Je volgt de inventaris van het kantoormateriaal op. Je plaatst bestellingen voor verschillende werkmaterialen of gaat naar de winkel. ​ 

​ ​​Financiële administratie 

• ​Je verwerkt aankoopfacturen en houdt overzicht over betalingen. 
• ​Je registreert financiële gegevens en stelt rapporten op ter ondersteuning van het beheer. 
• ​Je stelt verkoopfacturen op en zorgt voor een correcte opvolging. 
• ​Je maakt soms kassa's voor activiteiten en telt ze na de activiteit ook na.​ 
• Je bent het aanspreekpunt voor zaalverhuur: je volgt de aanvragen op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op. Dit doe je in samenwerking met je collega’s.
• Je plaatst bestellingen.

​ Personeelsadministratie 

• ​Je biedt ondersteuning bij personeelsadministratie en -beheer.  
• ​Je staat in contact met de personeelsdienst van de VGC en bent goed op de hoogte van het personeelsbeleid.​ 

Ondersteuning onthaal en communicatie

• Je zit, afwisselend met andere collega's, aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon van het gemeenschapscentrum op een klantvriendelijke manier.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo goed mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• Twee keer per maand zit je ’s avonds/in het weekend aan het onthaal.

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van ons gemeenschapscentrum in de juiste software.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Polyvalentie

• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je helpt mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...). Soms ‘s avonds (max. 2 keer per maand) of in het weekend (max. 2 keer per maand).

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder? De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Kennis Nederlands is vereist (minimaal B1-niveau).
• Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan …).
• Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem om af en toe ’s avonds of in het weekend te werken.

Je krijgt een voltijds contract voor bepaalde duur met als loonschaal C111.  

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,37 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Leander Fonteyn, centrumverantwoordelijke GC De Zeyp op het nummer 0490 52 39 84 of via leander.fonteyn@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via tiffany.deschrijver@vgc.be