Deskundige Interne Organisatie Academie

Als Deskundige Interne Organisatie Academie waarborg je een vlotte dagelijkse werking van de Academie voor Beeldende Kunsten door het beheren en coördineren van de administratieve, personele, logistieke en organisatorische processen. Je staat in voor de planning en organisatie van de academie en activiteiten over het schooljaar heen, ondersteunt de interne taakverdeling en ziet toe op een tijdige en correcte uitvoering van de opdrachten. Je bewaakt deadlines, faciliteert een vlotte communicatiedoorstroom en draagt bij aan het analyseren, verbeteren en vernieuwen van interne processen om de werking van de academie efficiënt en toekomstgericht te ondersteunen.

• Je bent het aanspreekpunt binnen jouw team en zorgt voor een goede coördinatie van de activiteiten en verdeling van de taken onder de medewerkers. Klantgerichte dienstverlening staat hierbij voorop.  Je zorgt voor een goede verbinding binnen het team, organiseert daartoe overleg en nodige interne communicatie binnen het team.
  • In overleg met collega’s stem je de inzet van taken af en neem je zelf actief een aantal taken op.
  • Je zoekt oplossingen bij bezettingsproblemen (bijkomende taken, afwezigheden, verlof…) en garandeert de basisdienstverlening.
• Je staat in voor het beheren en autonoom afhandelen van dossiers of opdrachten of taken die gerelateerd zijn aan jouw thema. Je zorgt voor een correcte registratie van deze dossiers en opdrachten en vervolledigt deze waar nodig.
  • Leerlingenadministratie: Beheer van inschrijvingen, attesten en de communicatie met de leerlingen.
  • Personeelsbeheer: Ondersteuning bij de inzet van lestijdenpakketten, personeelsleden en ICT-coördinatoren, administratieve omkadering voor de aanstelling, bij ziekte, vaste benoeming…
  • Organisatie & Communicatie: Logistieke ondersteuning van tentoonstellingen, evenementen en extra-murosactiviteiten (externe activiteiten). Gepaste communicatie opmaken voor het verschillende events
  • Operationele werking: Ondersteuning van het schoolbestuur en naleving van het arbeidsreglement.
• Je bewaakt een correcte toepassing van de regelgeving met betrekking tot jouw thema en volgt de nodige procedures op. Je waakt daarbij ook kritisch over de permanente optimalisatie van de werkprocessen en -procedures.
  • Je staat in voor de ondersteuning van het schoolbestuur en naleving van het arbeidsreglement.
• Je werkt vanuit je expertise mee aan projecten en opdrachten binnen de organisatie en begeleidt of trekt deze indien nodig.
• Je wisselt kennis en ervaring uit met betrekking tot je thema en vertegenwoordigt de organisatie in overlegstructuren waarbij je een nuttig en relevant netwerk opbouwt.
• Je levert deskundig advies aan collega’s en verantwoordelijken zodat zij meer inzicht en kennis krijgen bij het tot stand komen van plannen, acties en projecten binnen Academie Kortrijk die gerelateerd zijn aan jouw thema.  Je ondersteunt de medewerkers inhoudelijk, je adviseert en begeleidt hen en laat hen groeien in hun expertise.  Je besteedt veel aandacht aan kennis- en informatiedeling en creëert op die manier betrokken en geïnformeerde medewerkers.
• Je assisteert bij beleidsvoorbereidend werk binnen je team en ondersteunt de uitvoering van het beleid vanuit je dagdagelijkse werking teneinde jouw  leidinggevende te ondersteunen in het realiseren van de team of organisatiedoelstellingen.
• Je staat in voor de coördinatie van de eigen activiteiten en ziet toe op een kwalitatieve  uitvoering ervan. Je hebt daarbij ook oog voor kwaliteitszorg en innovatie binnen jouw werkdomeinen
• Je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden
• Je hebt regelmatig overleg met de directeur en stemt samen af over de noden en prioriteiten voor een optimale werking.
• Je adviseert het management over organisatievraagstukken en de vertaling van strategie naar praktijk.

Wij voorzien een voltijds contract van onbepaalde duur op B1-B3-niveau. Wat bieden we nog meer? 

• We houden rekening met relevante ervaring uit je voorbije loopbaan (maximum 18 jaar). Anciënniteit uit de openbare sector kan je onbeperkt meenemen. Jouw loon zal bij opstart minstens € 3.059,65 en maximaal € 5.155, bedragen (op basis van een voltijdse tewerkstelling), afhankelijk van het aantal jaar relevante beroepservaring. De volledige loonschalen kan je hier raadplegen.    
• Een mooi verlofpakket en een flexibel uurrooster met mogelijkheid tot telewerken. 
• Een aantrekkelijke eindejaarspremie. 
• Maaltijdcheques (€7,50). 
• Een mobiliteitsplan op maat met fietsvergoeding (€0,37 per km), gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, de kans om voordelig te fietsen via ons fietsleaseprogramma en een gratis abonnement voor Mobit deelfietsen. 
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor je partner en kinderen en een groepsverzekering (tweede pensioenpijler) die voor je toekomst zorgt. 
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Een fijne werkomgeving waar welzijn en werkgeluk voorop staan met ontwikkelingskansen en personeelsactiviteiten. 

Stad Kortrijk | Directie Personeel | Team HR
Budastraat 27 | 8500 Kortrijk | tel 1777 
vacatures@kortrijk.be | www.kortrijk.be