Administratief medewerker Facility en Aankoop (C1-C3)

Secretariaat

Fungeren als aanspreekpunt voor internen/externen en instaan voor een goede communicatie met het zonaal magazijn, de werkplaatsen, de financiële dienst, lokale aanvragers en externe leveranciers.
In samenwerking met collega’s dienst Facility & Aankoop:

• Opvolgen van (interne) post en mailbox van dienst Facility en Aankoop.
• Organisatie en verslaggeving van diverse werkgroepen.

Besteladministratie

De medewerkers van de dienst Facility & Aankoop zien toe op een correcte aankoopprocedure en op de naleving van de wetgeving rond overheidsopdrachten.

Administratieve ondersteuning bieden voor besteladministratie:

• Verwerken van aanvragen tot bestelling.
• Praktische organisatie en uitvoering van nieuwe bestellingen/contracten in overleg met de betrokken dienst en leverancier.
• Opmaken van marktbevragingen: opvragen van offertes aan leveranciers en vergelijking van offertes.
• Opvragen van nodige documenten voor dienst Preventie en Bescherming op het Werk.
• Opmaken van bestelaanvragen/bestelbonnen in het boekhoudprogramma.
• Opvolgen van bestellingen en signaleren van problemen aan leveranciers, diensthoofden en collega’s.
• Leveringsbonnen koppelen met correcte bestelbon, registreren en archiveren.
• Validatie van facturen: controle prijzen (conform bestelbon/contract/raamovereenkomst), nagaan goederen geleverd of werken uitgevoerd, levering conform gemaakte afspraken, index correct toegepast, opvragen van creditnota’s.

Administratie contractbeheer

• Inventariseren van lopende contracten: invoeren van contractgegevens (o.a.. leverancier, looptijd, budget,…)
• Raamovereenkomsten, contracten en besluiten van het zonecollege raadplegen.
• Opvolgen van de budgetten van de verschillende contracten.

Wie zoeken we:

• Je staat in voor het correct uitvoeren van diverse administratieve taken en je wil neuzen in facturen, contracten, collegebesluiten, offertes…
• Je hebt oog voor detail en je werkt ordelijk en georganiseerd. Je kan de facturen controleren en nauwkeurig vergelijken met contractinformatie.
• Je bent een teamplayer, je helpt je collega’s met de besteladministratie en je springt bij om marktverkenning uit te voeren en facturen te controleren.
• Maar je kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen.
• Je bent flexibel en klantvriendelijk en je bent het (telefonisch) aanspreekpunt voor zowel burgers, bezoekers, leveranciers en/of collega’s.
• Je beschikt over de nodige pc-kennis en je werkt vlot met Word en Excel en kan je snel nieuwe softwareprogramma’s eigen maken. Ervaring met boekhoudingssoftware van Cevi is een pluspunt.
• Je hebt affiniteit met cijfers en kennis of ervaring met facturatie, financiële gegevens en boekhoudkundige documenten is een pluspunt maar geen vereiste.

Ons aanbod:

• Een gevarieerde job binnen een warm team.
• Je wordt aangeworven met een voltijds contract van bepaalde duur, in het kader van de vervanging van een collega die langdurig afwezig is.
• Een basisloon tussen 2.396 euro en 4.386 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
• Een gezonde balans tussen werk en privé door een glijdend uurrooster en de mogelijkheid tot telewerk.
• Extralegale voordelen zoals

- Maaltijdcheques
- Fietsvergoeding
- Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
- Minstens 30 jaarlijkse vakantiedagen
- 14 betaalde feestdagen
- Eindejaarstoelage
- Tweede pensioenpijler
- Onkostenvergoeding voor thuiswerk

• Een takenpakket binnen een groeiende organisatie waarin je de mogelijkheid hebt om de nodige verantwoordelijkheid binnen je takenpakket op te nemen.

Deelnemingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig.        
• Je kan onmiddellijk of op korte termijn opstarten na een positieve afloop van de selectieprocedure.
• De indiensttreding gebeurt bij voorkeur onmiddellijk na een positieve afloop van de selectieprocedure. Kandidaten met een beschikbaarheid op korte termijn (maximaal vier weken) worden eveneens in overweging genomen.

Procedure

Bij meer dan vijf kandidaten volgt een selectie op basis van het cv.

Functie-specifieke proef en interview

Dit selectie-onderdeel beoordeelt of je de praktische vaardigheden, organisatiezin en administratieve nauwkeurigheid bezit die essentieel zijn voor de ondersteuning van de dienst Facility en Aankoop.

Kandidaten moeten 60% behalen om geslaagd te zijn.

Deze selectie gebeurt via een verkorte procedure, bestaande uit een functie specifieke proef en een interview. Bij slagen kan je onmiddellijk in dienst treden.

Dit onderdeel gaat door op 6 februari 2026. (Voormiddag)

Interesse? Solliciteer nu.

Dien ten laatste op 3 februari 2026 je kandidatuur in. Dit kan via mail deze link:

https://www.jobsolutions.be/register/27652-7

Voeg volgende documenten toe aan je kandidatuur:

• CV met exacte data van jouw werkervaring en duidelijke en beknopte omschrijving van je takenpakket.
• Motivatiebrief
• Kopie van het vereiste diploma

Als kandidaat ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de correcte documenten via het sollicitatieplatform. Bezorg je ons de verkeerde, onvolledige of laattijdige documenten, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vragen?

Heb je vragen, neem dan contact op met de dienst Werving en Selectie:

• Via e-mail: vacatures@zone1.be of telefonisch op 050/68 17 30

Heb je inhoudelijke vragen over de functie:

• Dienst Facility en Aankoop: 050/68 18 18