Administratief medewerker burgerzaken

Ben jij gepassioneerd door administratief werk, klantencontact en wetgeving? Wil je echt het verschil maken in de dienstverlening voor mensen?

Lokaal bestuur Kapellen zoekt een enthousiaste administratieve medewerker voor de dienst burgerzaken — met focus op vreemdelingenzaken. Zie jij het zitten om dossiers mee te helpen behandelen, burgers te begeleiden en bij te dragen aan een warme én efficiënte dienstverlening? Dan hebben we jou nodig!

Voel jij je aangesproken? Lees dan snel verder en ontdek hoe jij ons team kan versterken!

Bij Lokaal bestuur Kapellen kom je terecht in een collegiaal en ondersteunend team binnen de cluster Burger & Welzijn. Je werkt samen met het diensthoofd, deskundigen en administratieve collega’s. Open communicatie, vertrouwen en samenwerking staan centraal. Samen bouwen we aan een vlotte dienstverlening, afgestemd op onze klanten.

Jouw verantwoordelijkheden:

Je staat het team bij in onder andere volgende materies:

• Je verdiept je in de vreemdelingenwetgeving en internationaal privaatrecht.
• Ontvangen, controleren en registreren van documenten en aanvragen in het kader van vreemdelingenbeleid (visa, verblijfsvergunningen, identificatie, verblijfsregularisatie etc.).
• Begeleiden van aanvragers, zowel aan het loket als via telefoon of e-mail, met duidelijke en correcte informatie verstrekken.
• Opmaken van brieven, beslissingen en andere officiële correspondentie, in overeenstemming met de geldende wetgeving.
• Opvolgen van termijnen en deadlines, bewaken van de voortgang van dossiers.
• Administratieve verwerking: archivering, dossierbeheer, invoer van gegevens in verschillende programma’s.
• Samenwerken met andere diensten (burgerlijke stand, bevolking, sociale dienst, etc.), en eventueel met externe partners (zoals federale diensten, rechtbanken, consulaten).
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor een efficiëntere werking, procesverbetering meenemen waar mogelijk.

Wat verwachten wij:

• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van Engels en Frans zijn een pluspunt.
• Je hebt ervaring met de courante Office-toepassingen (Word, Excel, Outlook) en kan je snel inwerken in dienstspecifieke software.
• Ervaring met het analyseren en toepassen van wetgeving is een pluspunt.
• Ervaring met vreemdelingenrecht of kennis van relevante wet- en regelgeving is een pluspunt.

Persoonlijke competenties:

• Samenwerkingsgericht en geëngageerd: je kan zelfstandig werken, neemt initiatief, maar kan ook vlot samenwerken met collega’s.
• Klantgerichtheid: Je hebt empathisch vermogen, kan luisteren, uitleg geven en bent vriendelijk én duidelijk. Je kan omgaan met een diversiteit van burgers ongeacht hun herkomst, cultuur of achtergrond.
• Flexibiliteit: je stelt je flexibel op qua taakinvulling, maar kan ook werktempo verhogen indien de situatie dit vereist.
• Integriteit, discretie en respect voor privacy: je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.
• Stressbestendigheid: blijft gestructureerd, nauwkeurig, resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden

Wat bieden wij jou?

✔ Een warm en dynamisch team waar je écht jezelf kan zijn
✔ Een boeiende en betekenisvolle job in het centrum van Kapellen
✔ Werkregeling: deeltijds tussen de 19 en 22,8 uur
✔ Verloning op niveau C1-C3
✔ Maaltijdcheques (€8), 35 vakantiedagen, fietsvergoeding of terugbetaling openbaar vervoer
✔ 2e pensioenpijler
✔ Ruime opleidingsmogelijkheden & groeikansen
✔ Plaats- en tijdsonafhankelijk werken (deels thuiswerk mogelijk afhankelijk van dienstnoodwendigheden)
✔ Hospitalisatieverzekering
✔ Fietslease

Om jouw bruto maandloon wat concreter te maken, geven we je ook al onderstaande bedragen mee. Het aantal jaar anciënniteit wordt bepaald door de relevante ervaring die je uit jouw loopbaan kan meenemen (en uiteraard ook kan attesteren).

• Brutoloon van € 1.198,22 (C1 - zonder anciënniteit – 19u)
• Brutoloon van € 1.352,97 (C1 – 5 jaar anciënniteit – 19u)
• Brutoloon van € 1.459,08 (C1 – 10 jaar anciënniteit -  19u)
• Brutoloon van € 1.437,86 (C1 - zonder anciënniteit – 22.8u)
• Brutoloon van € 1.623,56 (C1 – 5 jaar anciënniteit – 22.8u)
• Brutoloon van € 1.750,90 (C1 – 10 jaar anciënniteit -  22.8u)

Hier komt mogelijk nog een haard-of standplaatstoelage bij, afhankelijk van je persoonlijke situatie.

Gemeente Kapellen Bruggeske 1 2950 Kapellen selecties.hr@kapellen.be Inschrijven kan tot uiterlijk woensdag 12 november 2025.