Hands-on administratief medewerker evenementen

Als hands on deeltijds administratief medewerker evenementen ondersteun je zowel administratief als praktisch de organisatie van stads- en interne evenementen. Je combineert nauwkeurige administratie met fysiek en hands-on werk op het terrein, hebt contact met burgers en organisatoren en helpt mee bij subsidies en financiële opvolging. Hou je van afwisseling, teamwork en actie? Dan is deze functie bij de dienst Visit iets voor jou!

Wat ga je doen?

• Je zorgt voor een vlotte administratieve en praktische ondersteuning van evenementen, van voorbereiding tot nazorg.
• Je neemt de organisatie van kleinschalige evenementen zelfstandig in handen.
• Je bent mee op het terrein en helpt actief bij de fysieke opbouw en afbraak van evenementen (materiaal klaarzetten, opbouwen en afbreken podia, logistieke ondersteuning, praktische taken, etc.).
• Je hebt contact met burgers en organisatoren via het digitale evenementenloket. Vragen beantwoord je telefonisch en per e-mail.
• Je ondersteunt bij de opvolging van subsidies en levert een belangrijke bijdrage aan de financiële administratie.
• Je volgt relevante wetgeving en regelgeving mee op en schoolt je bij waar nodig.
• Je neemt actief deel aan overlegmomenten en werkt samen met collega’s en andere stadsdiensten.

Wat breng je mee?

• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting
• Je bent fysiek in staat en bereid om logistieke en andere fysieke taken uit te voeren in het kader van de opbouw, uitvoering en afbouw van evenementen, ook in de avonden en in het weekend.
• Een rijbewijs B is nodig voor de logistieke taken bij de eventorganisatie.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met oog voor detail.
• Je bent flexibel, collegiaal en klantgericht.
• Je schakelt vlot tussen administratie, communicatie en hands-on ondersteuning.
• Je draagt kwaliteit, veiligheid en professionaliteit hoog in het vaandel.

 Wat mag je verwachten?  

• Een bruto maandloon volgens de weddeschalen C1/C2/C3 (afhankelijk van relevante ervaring en anciënniteit, voor een halftijdse (19/38) tewerkstelling: minimum € 1.198,22 (C1, 0 jaar) en maximum € 1.941,02 (C1, 27 jaar))
• Je kan rekenen op bijkomende extralegale voordelen zoals € 8 maaltijdcheques per gewerkte dag, een fietsvergoeding of terugbetaling openbaar vervoer, 34 verlofdagen (à rato van je prestaties) en 11 feestdagen op jaarbasis, een pluskaart via GSD-V, een hospitalisatieverzekering en fietsleasing.
• Je wordt deel word deel van een enthousiast team dat samen gaat voor kwaliteit, samenwerking en beleving!

Selectieprocedure? 

Solliciteren kan enkel via de https://www.jobsolutions.be/register/27245-85, ten laatste op 11 januari 2026.

• Voorselectie (vanaf 7 kandidaten) op basis van je cv en motivatiebrief waarbij er getoetst wordt naar de relevante ervaring en match met de functie;
• De selectieprocedure bestaat uit een psychotechnische online test en een mondelinge proef met schriftelijke voorbereiding;
• We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan voor minstens 1 jaar.

Meer informatie? 

Je kan de volledige functiekaart raadplegen op onze vacaturepagina. 

Heb je vragen? Mail vrijblijvend naar vacatures@bilzenhoeselt.be.