Medewerker onthaal en administratie GC De Maalbeek

Als medewerker onthaal en administratie bij GC De Maalbeek ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je houdt van sociale contacten en helpt mensen graag verder. Je verwelkomt iedereen met een glimlach en zorgt ervoor dat mensen zich thuis voelen. Geen dag is hetzelfde: het ene moment zit je aan het onthaal, het andere moment werk je aan administratieve taken of help je mee bij een evenement. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.  

Onthaal en communicatie

• Je zit, afwisselend met andere collega's, aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon van het gemeenschapscentrum op een klantvriendelijke manier.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo goed mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• Twee keer per maand zit je ’s avonds/in het weekend aan het onthaal.

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van ons gemeenschapscentrum in de juiste software.
• Je bent het aanspreekpunt voor zaalverhuur: je volgt de aanvragen op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op. Dit doe je in samenwerking met je collega’s.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Administratieve ondersteuning

• Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date houden …).
• Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
  • De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden
  • Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat

Polyvalentie

• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je helpt mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...). Soms ‘s avonds (max. 2 keer per maand) of in het weekend (max. 2 keer per maand).
• Je start in Gemeenschapscentrum De Maalbeek. In functie van de noden kan je ingezet worden in andere gemeenschapscentra.

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder? De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je kunt Nederlands spreken, lezen en schrijven op het niveau B1 (NT2: 2.3-2.4)
• Kennis van het Frans, het Engels en eventueel andere talen is een pluspunt.
• Je hebt interesse in de werking van het gemeenschapscentrum. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal vaardig. Je bent bereid om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Yesplan, Paspartoe, Exact Online ...).
• Je hebt een goede kennis van Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams).
• Je werkt zelfstandig en oplossingsgericht.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 5682324)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Je krijgt een voltijds geco-contract voor onbepaalde duur met als loonschaal D121.

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In het vacaturerbericht berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.
• Je kunt deelnemen aan onze nieuwjaarsreceptie, sportdag, teamdag en andere verrassende activiteiten.
• In het voor- en najaar zijn er tijdens de lunchpauze sportactiviteiten (wandelen, yoga, dans, lopen) en inspirerende lunch- en leerbijeenkomsten.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Heb je zin om naar Brussel te verhuizen? Dan heb je eenmalig recht op een bruto verhuispremie van 2480 euro. Netto hou je iets meer dan de helft van het brutobedrag over.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,36 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Via het fietsleaseplan van de VGC kun je (een deel van) je eindejaarstoelage inzetten om een fiets te leasen.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Katrien Van Ryssen, centrumverantwoordelijke GC De Maalbeek op het nummer 0475 98 72 62 of via katrien.vanryssen@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via jobs.vgc@vgc.be.