Medewerker onthaal en administratie JC Aximax

Als medewerker onthaal en administratie ben jij het eerste gezicht van Aximax. Je zit aan de onthaalbalie, verwelkomt deelnemers, geïnteresseerden, buurtbewoners … Je biedt een antwoord op al hun vragen, helpt met inschrijven, informeert over het Aximax-aanbod of het verdere jeugdaanbod in Brussel. Je zorgt daarnaast voor de administratieve voorbereiding en opvolging van het Aximax-aanbod, d.w.z. de vaste jaaractiviteiten, vakantieactiviteiten, tijdelijke projecten, evenementen en zaalverhuur.

Verstrekken van informatie aan huidige en potentiële deelnemers:

• Je informeert over het aanbod en je volgt de inschrijvingen en betalingen voor activiteiten op.
• Je verzorgt het onthaal, zowel face-to-face als telefonisch.
• Je verwijst geïnteresseerden door naar andere VGC-diensten of externe organisaties.

Voorbereiden, opstellen en controleren van inschrijvingen en andere administratieve documenten:

• Je beheert de inschrijvingssoftware.
• Je volgt de inschrijflijsten en afsprakennota’s per vakantie- of jaaratelier op.
• Je stelt verslagen op.
• Je verzorgt de financiële opvolging van de werking zoals uitbetalingen van animatoren en terugbetalingen van annulaties.
• Je verzorgt de administratie met betrekking tot vrijwilligers, animatoren en begeleiders. Je zorgt voor de juiste contracten en uitbetalingen.
• Je verzorgt de administratieve voorbereiding van de eigen activiteiten, zoals deelnemerslijsten, infofiches, contactenlijsten, terugbetalingen …
• Je plant de permanenties in het jeugdcentrum en volgt deze op.
• Je zorgt voor het opmaken en bijhouden van statistische gegevens over de werking.

Verzorgen van schriftelijke correspondentie (post, mail … ):

• Je beheert de algemene mailbox van het jeugdcentrum.
• Je beheert de aanvragen voor de zaalverhuur. Je zorgt voor de administratieve en financiële opvolging van de zaalverhuur.

Logistiek ondersteunen van werkzaamheden:

• Je staat in voor het mee verzorgen en voorbereiden van (grote) verzendingen en aankopen.
• Je staat mee in voor de orde, netheid en veiligheid in het gebouw.
• Je helpt bij het begeleiden van uitstappen en houdt toezicht tijdens speelweken indien nodig.

Bekijk de informatiebundel voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of je bent een bachelor, gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je bent klantvriendelijk, heet mensen een warm welkom en stelt alles in het werk om bezoekers van Aximax op weg te helpen met de nodige informatie
• je hebt affiniteit met de doelgroep van Aximax (kinderen en jongeren, hun ouders, vrijwillige en professionele jeugdwerkers)
• je bent betrokken bij de werking van Aximax, de VGC en het Brusselse jeugdwerk in het algemeen
• je bent bereid om snel bij te leren over het vrijetijdsaanbod van andere VGC-diensten
• samenwerken in een team van 5 medewerkers is voor jou geen probleem
• je zoekt zelfstandig of samen met het team naar mogelijke oplossingen voor problemen
• je bent bereid om verschillende softwaretoepassingen aan te leren
• regelmatig weekendwerk en sporadisch avondwerk schrikken je niet af
• je hebt een grote beschikbaarheid op woensdagnamiddag en tijdens de vakantieperiodes waarin Aximax activiteiten heeft

Je krijgt een deeltijds contract 80% voor onbepaalde duur met als loonschaal C111.

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je deeltijds 80% werkt, heb je elk jaar 28 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Heb je zin om naar Brussel te verhuizen? Dan heb je eenmalig recht op een bruto verhuispremie van 2480 euro. Netto hou je iets meer dan de helft van het brutobedrag over.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,36 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in een praktische infobundel. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Charlotte Bonduel, centrumverantwoordelijke JC Aximax op het nummer 02 280 45 56 of via charlotte.bonduel@vgc.be.

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via jobs.vgc@vgc.be.