Administratief medewerker Huis van het Kind

Om onze werking te versterken, zoeken we een administratief medewerker (graad Cv (WS C1/C2/C3) – voltijds – contract onbepaalde duur). 

Wil jij mee zorgen voor een gastvrije en toegankelijke plek voor gezinnen? Als administratief medewerker ben jij de organisatorische motor van ons Huis van het Kind. Met jouw oog voor detail, communicatieve flair en gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, zowel voor het team als voor de gezinnen en partners die bij ons aankloppen.

Wat ga je doen?

• Algemene administratieve taken uitvoeren: post, e-mails en telefoons verwerken, documenten opvolgen, archief beheren, aanvraag bestelbonnen, bestelling en opvolgingen leveringen
• Gegevens registreren en verwerken (bv. deelnemerslijsten, inschrijvingen, rapportages)
• De coördinator ondersteunen bij projecten en subsidiedossiers
• Vergaderingen voorbereiden, notuleren en verslagen uitwerken
• Afspraken, overleg en vormingsmomenten organiseren en plannen
• Een klantgericht onthaal verzekeren en het eerste aanspreekpunt zijn voor gezinnen, partners en bezoekers (telefonisch, digitaal en fysiek)
• Beheer UIT-databank en ‘lokaal loket kinderopvang’
• Teksten schrijven en publiceren op de website en sociale media (zoals Facebook)
• Brieven, uitnodigingen, nieuwsbrieven en andere communicatie (flyers, promo-materiaal) opmaken in overleg met het team
• Praktische ondersteuning bieden bij activiteiten en infomomenten (ontvangst en registratie deelnemers, logistiek, materiaal)
• Knelpunten signaleren en verbeteringsvoorstellen doen op administratief vlak

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs (of daarmee gelijkgesteld onderwijs)
• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, met oog voor detail
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan helder én wervend schrijven
• Je hebt een hands-on mentaliteit: je steekt graag de handen uit de mouwen en ondersteunt praktisch en organisatorisch
• Je neemt eigenaarschap op voor je taken en denkt actief mee over verbeteringen
• Je bent flexibel: je bent bereid maandelijks één avond aanwezig te zijn bij een vormingsmoment en staat open voor occasioneel onregelmatige werkuren
• Je bent betrokken en enthousiast en werkt met een warm hart voor kinderen en gezinnen
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken
• Kennis van digitale toepassingen (Office-pakket, sociale media, databanken) is een pluspunt

• Een bruto maandloon volgens de weddeschalen C1-C3 (afhankelijk van relevante ervaring en anciënniteit, voor een voltijdse tewerkstelling: minimum (C1, 0 jaar) € 2.460,09 en maximum (C3, 27 jaar) € 3.882,04)
• Je kan rekenen op bijkomende extralegale voordelen zoals € 8 maaltijdcheques per volledig gewerkte dag, een fietsvergoeding of terugbetaling openbaar vervoer, 34 verlofdagen (à rato van je prestaties) en 14 feestdagen, een pluskaart via GSD-V, een hospitalisatieverzekering en fietsleasing
• Een afwisselende functie met maatschappelijke meerwaarde en ruimte voor eigen inbreng
• Een warm en betrokken team, waarin samenwerking centraal staat

• Vanaf 7 kandidaten gebeurt er een voorselectie op basis van je CV en motivatiebrief waarbij er getoetst wordt naar relevante ervaring en match met de functie 

• Kandidaten die weerhouden worden, zullen op 14 oktober de schriftelijke thuisproef via mail ontvangen

• De mondelinge proef wordt georganiseerd op 4 november 2025

We vullen deze vacature in en leggen een werfreserve aan voor minstens 1 jaar. 

Meer informatie? Je kan de volledige functiebeschrijving raadplegen op onze vacaturepagina: 

https://www.bilzenhoeselt.be/vacatures

Heb je vragen, mail vrijblijvend naar: eef.eerderkens@bilzenhoeselt.be.