Coördinator evenementen

Doel van het team

Het team evenementen is een centraal aanspreekpunt voor de logistieke organisatie van zowel interne als externe evenementen. Het team zorgt als spilfiguur voor de efficiënte verwerking van aanvragen en de praktische organisatie. De dienst heeft het overzicht over alle evenementen en kan de noden van diverse partijen afstemmen op het beschikbare materiaal.

Doel van de functie

De coördinator evenementen binnen het lokale bestuur is verantwoordelijk voor het coördineren van diverse evenementen. Zo maakt de coördinator een planning op volgens prioriteit en worden taken vervolgens evenwichtig verdeeld aan de verschillende medewerkers. Daarnaast gaat de coördinator evenementen ook in gesprek met andere diensthoofden en geeft hen advies in functie van de evenementen die zij willen organiseren. Tot slot, staat hij ook in voor het uitwerken van de beleidsdoelstellingen omtrent evenementen.

Plaats in de organisatie

Werkt onder leiding van en rapporteert aan afdelingshoofd administratie.

Geeft leiding aan alle medewerkers van de dienst evenementen.

Kernresultaten

• Coördineren van evenementen met organisatoren en belanghebbenden
• Adviseren en ondersteunen van diensthoofden
• Coaching en begeleiding
• Evenementenloket en uitleendienst
• Interne en externe communicatie
• Productontwikkeling met betrekking tot evenementen

Gevraagde gedragscompetenties:

• Oplossingsgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Klantgerichtheid
• Loyaliteit
• Diplomatisch handelen
• Visieontwikkeling
• Empathie
• Flexibiliteit

Technische competenties & kennis:

• Digitale vaardigheden

De technische competenties die gericht zijn op het kennen en gebruiken van de computer, multimedia en software als werk- en gebruiksmiddel in het dagelijks functioneren. Het gaat om de standaardproducten (tekstverwerking, rekenbladen, presentaties, databases), nieuwe media (teams, OneNote, sociale media, google, …) en de gespecialiseerde producten of software eigen aan de functie.

• Wetgeving en regelgeving

De technische competenties met betrekking tot de kennis van de wetgeving en regelgeving, noodzakelijk in het uitoefenen van de functie.

• Werking en werkmiddelen

De technische competenties die noodzakelijk zijn om optimaal en correct te functioneren in zijn dagelijkse werkzaamheden; het zijn de basisregels rond processen, werkmethodes, en –methodieken en werkmiddelen.

Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden (= elke kandidaat moet hieraan voldoen):

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je:

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen  van de functie waarvoor je solliciteert. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;
• De burgerlijke en politieke rechten genieten;
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. Dit moet nagegaan worden voor de effectieve tewerkstelling;
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
• Slagen voor een selectieprocedure, welke resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.
• In het bezit zijn van een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs;
• Beschikken over 4 jaar relevante beroepservaring.

Salaris

De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal B4-B5.
Dit betreft een voltijdse betrekking met een contract van onbepaalde duur.

Nuttige beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige wordt voor deze functie in aanmerking genomen, op voorwaarde dat je ervaring relevant is voor de functie. 

Een voorlopige raming van jouw (netto)loon kan je opvragen via personeelsdienst@nieuwpoort.be. Geef mee: burgerlijke staat, aantal kinderen ten laste, eigen inschatting van het aantal jaar relevante anciënniteit via gedetailleerd overzicht. De loonsimulatie gebeurt op basis van een verklaring op eer en verbindt het bestuur niet tot het toekennen van de anciënniteit.

Extralegale voordelen

• Maaltijdcheques van 7,5 EUR waarvan je zelf 1,09 EUR bijdraagt
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Fietsvergoeding van 0,35 EUR per km
• Mogelijkheid tot fietslease
• Groepsverzekering 2de pensioenpijler van 3% voor contractuelen
• Terugbetaling treinabonnement en abonnement De Lijn voor woon-werkverkeer
• Smartphone en laptop bij thuiswerk
• Aansluiting bij de sociale dienst GSD-V met tal van voordelen en de kortingskaart PlusPas
• Vakantie: 32 dagen op jaarbasis en extra verlof bij dienstanciënniteit

En wat nog meer ...

• Een uitgebreid aanbod van functiegerichte opleidingen en on-the-job-trainingen.
• Een flexibele arbeidsorganisatie en aandacht voor de work-life balance.
• Een gevarieerd aanbod van personeelsactiviteiten en teambuilding om je collega’s beter te leren kennen.

Inschrijven kan tot uiterlijk dinsdag 21 mei 2024 (datum e-sollicatie telt).

Selectiedata (onder voorbehoud):

• Schriftelijke proef: donderdag 30/05/2024 van 15u00 tot 18u00– Stedelijk Zwembad (cafetaria) Leopold ll Park, Stationslaan, 8620 Nieuwpoort
• Mondelinge proef: maandag 10/06/2024 (vanaf 13u00 – het exacte uur wordt u later meegedeeld) – Stedelijk Zwembad (vergaderzaal) Leopold ll Park, Stationslaan, 8620 Nieuwpoort
• Assesment: donderdag 13/06/2024 (vanaf 09u00 – het exacte uur wordt u later meegedeeld) – Brugstraat 93, 9880 Aalter (Probis).

Voor meer informatie over de functie en de selectieprocedure verwijzen we graag naar de inlichtingenbundel in bijlage. 
Wenst u bijkomende informatie? Neem gerust contact op met de personeelsdienst via mail naar personeelsdienst@nieuwpoort.be.