Als administratief medewerker sta je in voor de praktische en organisatorische ondersteuning van de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (CJS) van de VGC. De directie CJS ondersteunt een brede waaier aan initiatieven in Brussel: van jongerencollectieven en sportclubs tot grote kunstinstellingen. Dit doen we via subsidies, netwerking en expertise. Daarnaast organiseren we ook zelf activiteiten rond sport, jeugd en erfgoed.

Je biedt ondersteuning aan meerdere teams en het directiesecretariaat bij hun dagelijkse werking en staat mee in voor het beheren en actueel houden van gegevens. Daarnaast ondersteun je de opvolging van dossiers en draag je bij aan een vlot verloop van de bijhorende processen.

Opdrachten:

Administratieve en dossierondersteuning:

• Je verzamelt, verwerkt en houdt gegevens en informatie bij met behulp van digitale tools en software.
• Je biedt ondersteuning bij de voorbereiding, opvolging en administratieve afhandeling van dossiers, waaronder ook subsidiedossiers.

Documentbeheer en schriftelijke communicatie:

• Je bereidt documenten voor, stelt ze op, controleert, registreert en klasseert ze.
• Je ondersteunt bij het beheer van briefwisseling, overeenkomsten en officiële communicatie in het kader van dossieropvolging.

Informatie- en klantgerichte dienstverlening:

• Je zorgt voor een correcte en vlotte informatieverstrekking aan interne en externe contacten.
• Je bent het aanspreekpunt (telefonisch, schriftelijk en onthaal) en draagt bij aan een klantvriendelijke dienstverlening, in afstemming met het directiesecretariaat.
• Je geeft toelichting over de stand van zaken van dossiers.

Beheer en actualisatie van databanken en beheerssystemen:

• Je zorgt ervoor dat ondersteunende databanken en digitale beheerssystemen altijd up-to-date en correct zijn.
• Je volgt aanvragen en dossiers op in de daarvoor bestemde systemen en zorgt voor een vlotte informatie-uitwisseling met de betrokken collega’s.

Correspondentie, onthaal en secretariaatswerking:

• Je verzorgt en volgt de inkomende en uitgaande communicatie (post, e-mail, telefoon) op.
• Je biedt ondersteuning bij grotere administratieve of logistieke verzendingen.
• Je treedt op als back-up voor het directiesecretariaat.

Logistieke en organisatorische ondersteuning:

• Je biedt algemene materiële en logistieke ondersteuning bij de dagelijkse werking.
• Je werkt mee aan de praktische organisatie en ondersteuning van vergaderingen, overlegmomenten en evenementen.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures.

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je bent een teamplayer
• je bent ondernemend en kan zelfstandig werken
• je bent communicatievaardig
• je bent discreet in het beheren en delen van informatie

Je krijgt een halftijds contract voor bepaalde duur met als loonschaal C111. 

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je halftijds werkt, heb je elk jaar 17,5 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,37 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Thomas Allegaert, algemeen directeur bij de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport op het nummer 0485 79 56 61 of via thomas.allegaert@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Vanessa Van Damme beantwoordt graag je vragen op het nummer 0493 31 41 03 of via vanessa.vandamme@vgc.be.