Als medewerker boekhouding en administratie ben een belangrijk gezicht voor de bezoekers van GC Everna (Evere). Je bent het eerste aanspreekpunt voorde administratie, voorbereiding van de boekhouding en de organisatie van de zaalhuur in het GC. Daarnaast ondersteun je de andere onthaal collega om mee in te staan voor een klantvriendelijk onthaal in het GC. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC Everna op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. 

Opdrachten:

Administratieve taken;

• Opvolgen voorbereiding boekhouding gemeenschapscentra;
• Opvolgen zaalhuur;
  • Cursusadministratie;
• Algemene administratieve taken;
  • Verslagen maken, communicatie naar bezoekers/ gebruikers via mail, brieven opmaken,…

Verzorgen van het onthaal in een gemeenschapscentrum ;

• Onthaal verzekeren tijdens de openingsuren van het GC (fysiek, telefonisch en via mail).  
• Bezoekers klantvriendelijk ontvangen en de gestelde vragen goed detecteren, beantwoorden of doorverwijzen.

Ondersteuning algemene werking GC;

• Hulp bij activiteiten van het gemeenschapscentrum; meehelpen bij evenementen.
• Avond-en weekendwerk in functie van de geplande activiteiten of cursussen.

Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;

• Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo.
• Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan.
• Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan.

Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;

• Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date
• houden, enz.)

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;

• De algemene mailbox van het GC opvolgen.
• Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste personen.
• Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels.
• Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
• Kennis hebben van de gemeente.

Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;

• De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden.
• Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.

Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon);

Inspringen bij werkoverlast of afwezigheid van collega's;

Meehelpen bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s avonds en in het weekend;

Bezoekers en klanten vriendelijk ontvangen, de gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.

De volledig functiebeschrijving kan u vinden in het vacaturebericht.

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of een bachelordiploma.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan …).
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands. Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem om af en toe ’s avonds of in het weekend te werken.

Je krijgt een voltijds vervangingsovereenkomst met als loonschaal C111.

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,36 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Marie Sooghen, centrumverantwoordelijke bij GC Everna op het nummer 0491 64 11 84 of via marie.sooghen@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via tiffany.deschrijver@vgc.be