Als assistent onthaal en administratie ben je de stem en het gezicht van gemeenschapscentrum De Platoo. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van De Platoo op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Taken:

Administratie

• Je houdt inschrijvingen voor cursussen of activiteiten bij via het juiste programma;
• Je houdt de agenda en de dagplanning van de verschillende zalen en lokalen bij via het juiste programma;
• Je kent en past Paspartoe correct toe;
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten;
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (kopies, briefwisseling, Inschrijven in Brussel etc)

Onthaal van bezoekers

• Je bemant hartelijk en open de onthaalbalie samen met andere collega’s;
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je beantwoordt vragen en indien nodig verwijs je door;
• Je volgt de algemene mailbox van het gemeenschapscentrum op.

Zaalgebruik

• Je bent het aanspreekpunt voor zaalgebruik: je volgt reservaties op, registreert die in de planning en maakt contracten op in Yesplan;
• Je noteert specifieke vragen van de gebruikers en communiceert hierover met de betrokken collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge,…).

Algemeen

• Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega's;
• Je helpt mee bij activiteiten (feesten, voorstellingen etc) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s avonds en in het weekend;
• Je werkt op zaterdagochtend.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je hebt interesse in de werking van het gemeenschapscentrum. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je houdt ervan mensen te helpen of wegwijs te maken.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 365 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan ...).
• Je spreekt goed Nederlands (minimumniveau 2.3, streefniveau 4.1). Kennis hebben van het Frans en het Engels (of andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je bent een teamspeler.
• Je vindt het geen probleem om af en toe ‘s avonds of in het weekend te werken. Op zaterdagochtend ben je steeds aanwezig.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 421456)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Je krijgt een voltijds geco-contract voor onbepaalde duur met als loonschaal D111. 

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In het vacaturerbericht berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Heb je zin om naar Brussel te verhuizen? Dan heb je eenmalig recht op een bruto verhuispremie van 2480 euro. Netto hou je iets meer dan de helft van het brutobedrag over.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,35 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Lies Van Overschee, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum De Platoo op het nummer 0497 325 085 of via lies.vanoverschee@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Vanessa Van Damme, verantwoordelijke Rekrutering & Selectie, beantwoordt graag je vragen op het nummer 0493 31 41 03 of via vanessa.vandamme@vgc.be.