Als onthaalmedewerker ben je de stem en het gezicht van GC De Vaartkapoen. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC De Vaartkapoen op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Administratie:

• Je houdt inschrijvingen correct bij via Kwandoo.
• Je voert activiteiten correct in via het registratieprogramma Yesplan.
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (verslagen schrijven, server up to date houden …).

Zaalgebruik:

• Je bent het aanspreekpunt voor het zaalgebruik: je volgt de reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan. Dit doe je in samenwerking met de verantwoordelijke zakelijk beheer.
• Je noteert specifieke vragen van de gebruikers en communiceert hierover met de betrokken collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Onthaal van bezoekers:

• Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega’s.
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
• Je volgt de mailbox van zaalgebruik en de algemene mailbox van het GC op.

Algemeen:

• Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega's.
• Je helpt mee bij activiteiten (recepties, feesten, voorstellingen, enz.) van het GC, ook ‘s avonds en in het weekend.

Je start in Gemeenschapscentrum De Vaartkapoen. In functie van de noden kan je ingezet worden in andere gemeenschapscentra.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Je hebt een diploma van het lager secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan ...).
• Je spreekt goed Nederlands (minimumniveau 2.3, streefniveau 4.1). Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem om af en toe ‘s avonds of in het weekend te werken.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 4408854)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Je krijgt een voltijdse vervangingsovereenkomst met als loonschaal D111. 

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In het vacaturerbericht berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,35 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Veerle Vaes, deskundige bij gemeenschapscentrum De Vaartkapoen op het nummer 02 413 04 10 of via veerle.vaes@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Vanessa Van Damme beantwoordt graag je vragen op het nummer 0493 31 41 03 of via jobs.vgc@vgc.be.