Allround administratief medewerker (gemengd front- en backoffice)

We zijn op zoek naar een ‘allround administratief medewerker – gemengd front- en backoffice’.

Op korte termijn zoeken we een voltijdse medewerker (38 uren per week) voor de dienst Burgerzaken.

• Je staat in voor het onthaal van de burgers en administratieve ondersteuning van de dienst:
• Je zorgt voor het elektronisch, telefonisch en fysiek onthaal. Je staat de mensen vlot te woord en maakt ze wegwijs doorheen de dienst en het lokaal bestuur.
• Je beheert de contacten van de dienst in het loket (o.a. door het beheer van de afsprakenmodule) en je zorgt voor de correcte doorstroming en administratieve verwerking in de backoffice.
• Je volgt de inkomende mailbox van de dienst op en biedt een antwoord op de inkomende vragen of mails naar de juiste persoon.
• Je behandelt en begeleidt vragen van klanten aan het onthaal en het loket. De meest voorkomende vragen volg je zelfstandig op en je zorgt, indien nodig, voor een vlotte afstemming wanneer de inbreng van andere collega’s of diensten noodzakelijk is.
• Je bewaakt de voortgang van de processen en de kwaliteit van de bovenvermelde dienstverlening en rapporteert daarover aan het diensthoofd.
• Je ondersteunt bij administratieve taken. Je verdiept je in de materie van de dienst, na interne of externe vorming.
• Je leert hoe de website werkt en aangepast kan worden, zodat onze inwoners snel de juiste informatie vinden.

Je werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd van de betrokken dienst.

Je:

• bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkgesteld).
• kunt vlot werken met MS Office (Word, Excel en Outlook), sociale media en andere media.
• hebt ervaring met het opvolgen van digitale toepassingen, bezit een grondige ICT-kennis en bent technisch goed onderlegd.
• communiceert vlot met verschillende doelgroepen, zowel schriftelijk als mondeling.
• bent zeer flexibel ingesteld.
• bent een teamspeler en kan zowel zelfstandig als goed in groep werken.
• werkt nauwkeurig en ordelijk en levert kwalitatief werk.

Het volledige functieprofiel vind je in de informatienota.

Selectie

De volgende selectietechnieken wordt gebruikt: schriftelijke en mondelinge proef.

De geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve die twee jaar geldig is. Let wel: deze wervingsreserve kan ook worden aangewend voor toekomstige, gelijkaardige vacante betrekkingen (voltijds of deeltijds).

• Onmiddellijke indiensttreding.
• Een boeiende, voltijdse job (38 uur per week) in contractueel dienstverband. Je wordt in dienst genomen op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Salarisschaal: C1-C2-C3 (geïndexeerd bruto-maandsalaris: minimaal 2.258,22 euro, maximaal 4.133,13 euro). Voor de berekening van je salaris wordt beroepservaring bij de overheid volledig in aanmerking genomen, beroepservaring in de privésector of als zelfstandige indien relevant voor de functie. Een simulatie op aanvraag is mogelijk.
• Je salaris wordt aangevuld met sociale voordelen zoals vakantiegeld en eindejaarstoelage, allerlei premies en tussenkomsten in medische kosten (www.gsd-v.be), tweede pensioenpijler (3%), maaltijdcheques (8 euro), fietsleasing, fietsvergoeding (0,25 euro per km) of vergoeding voor kosten woon-werkverkeer (uitsluitend openbaar vervoer, 100% via derdebetalersregeling), hospitalisatieverzekering, glijdend uurrooster, mogelijkheid voor telewerk, e.a.
• Een interessante verlofregeling met aandacht voor een goede balans tussen werk-privé (o.a. min. 30 jaarlijkse vakantiedagen en 14 feestdagen).
• Een stabiele en aangename werkomgeving met aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling.