Terug naar zoekresultaten

administratief medewerker overheidsopdrachten

stad Vilvoorde Vilvoorde
19/06/2022 Regio's: Vlaams-Brabant Functie types: Administratie
Solliciteer nu

Functieomschrijving

Als administratief medewerker bij de dienst Gebouwen ben je voornamelijk bezig de administratieve ondersteuning van zowel de investeringsprojecten als het gebouwenbeheer.

  • Je ondersteunt de teamleider beheer gebouwen en de projectleiders investeringen bij de opmaak van prijsvragen en bestelbonnen. Je koppelt deze aan de correcte budgetten en volgt deze pro-actief op. Je past de nodige kredieten aan indien nodig.
  • Je bent geïnteresseerd om de wetgeving op overheidsopdrachten grondig te leren kennen en toe te passen. Afhankelijk van je eerdere ervaring neem je kleine of meteen ook al grotere dossiers op. Je wordt hierin ondersteunt door de deskundige overheidsopdrachten.
  • Je maakt administratieve bestekken op en begeleidt de projectleiders en teamleider bij het correct toepassen van de procedures. Op termijn ben je in staat om de administratieve zijde zelfstandig op te volgen en ben je van A tot Z verantwoordelijk voor het gebruik van de correcte procedures van de aan jou toegewezen dossiers.
  • Je volgt de opgemaakte bestekken op en zorgt dat je tijdig de nodige input krijgt. Je zorgt er mee voor dat het technisch gedeelte tijdig aan jou bezorgd wordt zodat de dossiers geen vertraging oplopen.
  • Je agendeert de bestekken op het correcte bestuursorgaan en volgt ze na goedkeuring verder op. Je onderneemt tijdig de nodige en correcte acties.
  • Je publiceert de nodige bestekken via e-tendering indien nodig of stuurt ze uit naar aannemers. Je volgt het
  • Je geeft de nodige gegevens in de software zodat de correctheid van de procedure gegarandeerd is.
  • Je kijkt de inkomende aan jou toegewezen dossiers na op de administratieve en contractuele correctheid.
  • Je ondersteunt de projectleider beheer gebouwen met de praktische kant van het budgetteringen. Je kent de toegewezen budgetten van het team beheer. De inkomende facturen koppel je aan de correcte budgetten en bestelbonnen. Door je doorgedreven inzicht in de budgetten, kan je kan snel schakelen om tekorten op te lossen binnen het team. Je neemt hiervoor de nodige acties, in overleg met je teamleider. Je zorgt bij de aanpassing van het meerjarenplan dat de nodige budgetten voorzien worden en denk pro-actief mee na over de noden van de dienst. Samen met je administratieve collega’s zorg je, op aangeven van de projectleiders en de teamleider, dat de dienst jaarlijks de nodige budgetten voor handen heeft.
  • Je bent ook verantwoordelijk voor de aankoop van klein meubilair voor de stad. Je volgt dit pro-actief op en zorgt dat de diensten het materiaal tijdig voor handen hebben.
  • Je volgt, samen met je collega’s de dienst e-mail op en verzorgt de telefonie. Je zorgt met de andere 3 administratief medewerkers dat steeds iemand bereikbaar is.
  • Je werkt georganiseerd en gestructureerd en kan duidelijke deadline bepalen en halen voor je taken. Je zorgt voor een duidelijk geordend klassement. Je voelt je verantwoordelijk voor je takenpakket.
  • Je hebt interesse in de gebouwenwereld. 
  • Je kijkt verder dan je neus lang is, je pakt problemen aan en buigt ze om tot oplossingen. Hierdoor ben je bij uitstek resultaatgericht.
  • Je wordt bijgestaan door zowel een ploeg van vakmannen als van administratieve medewerkers bij de dienst Gebouwen. Samen bouwen we aan kwalitatieve gebouwen voor de stad, elk vanuit de eigen expertise.
  • We hopen dat je een rugzak vol kennis over overheidsopdrachten hebt. Heb je ze (nog) niet, dan zetten wij je wel op het goede spoor.

Profiel

In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of secundair onderwijs van de derde graad of hiermee gelijkgesteld. Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie www.ond.vlaanderen.be/naric/).

Klantvriendelijk ingesteld zijn.

Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (Model 1 art.596.1)

Zowel zelfstandig als in team goed kunnen werken.

Gestructureerd, nauwkeurig en ordelijk kunnen werken.

Initiatief kunnen nemen en creatief zijn.

Rustig en vriendelijk kunnen blijven in stressvolle situaties.

Vlot met de courante softwaretoepassingen kunnen werken.

Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Aanbod

Weddeschaal niveau C

Minimale bruto beginwedde: 2 127.91 euro/maand (voltijdse functie). Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige kan eveneens onbeperkt meegenomen worden.
De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld, eindejaarstoelage, maaltijdcheques (8 euro)

Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering en tweede pensioenpijler.
Jaarlijks ecocheques voor een bedrag van 160,- euro en 40,- euro aan Vilvoordse handelaarsbonnen voor een voltijdse kracht (a rato van je arbeidsregime)

De Vilvoordse Personeelskaart biedt  je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van een abonnement in cc Het Bolwerk.

Interessante verlofregeling (wettelijke verlofdagen en 13,5 bijkomende verlofdagen, 14 feestdagen)  en werktijden waardoor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk mogelijk is. Aangename werkomgeving, tof en enthousiast team zijn zeker een meerwaarde. Thuiswerk is mogelijk.

Contact

Bijkomende inlichtingen ivm de vacature kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, AC Mattenkot, Lange Molensstraat 44, 1800 Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of via sollicitaties@vilvoorde.be Inschrijven kan tot uiterlijk 15 augustus 2022 (datum poststempel of e-sollicitatie telt).
Solliciteer nu