Terug naar zoekresultaten

Administratief medewerker / toezichter (Academie voor muziek, woord, dans) - 30,40u (C1-C3)

Bornem Bornem
09/05/2022 Regio's: Antwerpen Functie types: Administratie, Onderwijs
Solliciteer nu

Functieomschrijving

De Academie wil graag een betekenisvolle plaats zijn waar alle leerlingen tot een ontplooiing van hun individuele artistieke talenten kunnen komen. Het is dé ideale plaats om je stem te leren gebruiken, je dansschoenen aan te trekken of om de meest uiteenlopende instrumenten te ontdekken.

Ben je een enthousiaste administratieve duizendpoot met een interesse in verschillende kunstvormen? Sta je graag mensen te woord en is klantgericht denken én handelen jouw tweede natuur? Dan ben jij onze ideale kandidaat!

Wat doe je?

Communicatie

  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor ouders, leerlingen en leerkrachten en je zal telefoons en mails beantwoorden. Je zal informatie bezorgen aan personeel, leerlingen en ouders (info op website en op google drive plaatsen);
  • Je zal informatie uitwisselen met andere vestigingsplaatsen (info over uurroosters, activiteiten, lokalenverdeling,…);
  • Je rapporteert aan het management;
  • Je volgt evaluaties van leerlingen op;
  • Je zal diploma's inscannen en in het programma Dko3 importeren;
  • Je volgt de werking van de schermen in de lokalen op (problemen en vragen doorgeven aan toezichters / techniekers van het CC Ter Dilft);
  • Je zal activiteiten, ziektes, lesverplaatsingen, aankondigingen op de schermen plaatsen.

Personeelsadministratie

  • Je volgt lesverplaatsingen op (lokalen voorzien, terugkoppelen naar leerkrachten, wijzigingen doorgeven via screens,…);
  • Je zal ziekteverloven van personeel oplijsten. Bij ziekte van personeelsleden zal je leerlingen op de hoogte brengen via sms en e-mail en je informeert via screens en via de website;
  • Je maakt intekenlijsten voor leerkrachten en zorgt voor de opvolging;
  • Je stuurt gegevens i.v.m. fietsvergoedingen en vervoerskosten voor verwerking door naar de gemeente;
  • Je zal jaarlijks de gids voor nieuwe leerkrachten updaten.

Leerlingenadministratie

  • Je verzorgt de inschrijvingen van leerlingen (belangrijke periodes voor inschrijvingen: mei, juni en september);
  • Je zal uurroosters inputten, betalingen voor inschrijvingen nakijken, leerlingen checken op een correcte inschrijving,…
  • Je stuurt fiscale attesten door naar leerlingen/ouders;
  • Je maakt examenprogramma’s en puntenlijsten op;
  • Je zal evaluaties invoeren in het Dko3-programma en hierover communiceren met leerkrachten;
  • Je maakt processen verbaal op en zorgt voor infokaften voor de juryleden. Je neemt contact op met juryleden;
  • Je controleert aanwezigheidslijsten (Dko3-programma);
  • Je scant attesten van leerlingen in en zorgt voor de input in Dko3;
  • Je checkt toelatingsperiodes;
  • Je zal de groep van 50%-leerlingen met andere academies opvolgen.

Algemene administratie

  • Briefwisseling ophalen en verdelen, kopieën maken, contracten controleren en klasseren,…

ICT

  • Je verzorgt het beheer van het Dko3-programma (Dko3 = programma voor schooladministratie en organisatie in het deeltijds kunstonderwijs);
  • Je zal de verdeling van de lokalen invullen en up to date houden in het programma YES plan;
  • Je zal leerkrachten bijstaan bij ICT-gerelateerde vragen. Je kijkt of er eventueel ontwikkelingen of vernieuwingen van ICT-toepassingen mogelijk zijn;
  • Je zal een inventaris van materiaal opmaken en controleren.

Toezicht houden

  • Je zal toezicht houden bij leerlingen. Je zal hen begeleiden van en naar de klas. Je zal leerlingen opvangen tot de ouders hen kunnen ophalen;
  • Je zal toezicht houden aan de studio’s, de foyer en de kleedkamers;
  • Je kijkt of alle veiligheidsmaatregelen worden genomen en je signaleert eventuele problemen of vragen aan de directie.

Beheer lokalen

  • Je zal de lokalenverdeling voorbereiden;
  • Je zet lokalen klaar, je controleert of de lerarenkamer en de klassen in orde zijn.

Sleutelbeheer

  • Je geeft sleutels aan leerkrachten en laat tekenen voor ontvangst;
  • Je volgt waarborgen op.

Opvolgen huurinstrumenten

  • Je maakt een inventaris op van huurinstrumenten en je noteert de informatie in Dko3-programma;
  • Je maakt de facturatie op;
  • Je doet het nazicht van de betalingen voor de verhuur;
  • Je stelt contracten op en volgt dit verder op;
  • Aankoop, herstel en stemmen van instrumenten of materiaal;
  • Je maakt bestelaanvragen op, je stuurt bestelbonnen door naar leveranciers;
  • Je zal aangekocht materiaal uitpakken, labelen en naar de juiste locatie brengen.

Inventariseren

  • Je inventariseert huurinstrumenten, vaste instrumenten en materiaal per lokaal;
  • Je controleert wekelijks of de inventarissen correct zijn per lokaal en herschikt waar nodig.

Catering

  • Je voorziet broodjes en drank tijdens examens, vergaderingen, studiedagen,...
  • Je doet aankopen van koffie, thee, suiker, melk voor dagelijks gebruik in de Academie en ter gelegenheid van klasconcerten.

Profiel

Wat verwachten we van je?

  • Je bent klantvriendelijk en gaat respectvol om met ouders, leerlingen, leerkrachten, collega’s en externen.
  • Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden.
  • Je kan goed plannen en organiseren.
  • Je hebt een positieve ingesteldheid en denkt niet in problemen maar in oplossingen.
  • Je beschikt over een gezonde dosis nieuwsgierigheid om jouw taakuitvoering beter onder de knie te krijgen.
  • Je bent flexibel ingesteld: je bent bereid om op zaterdag te werken en op weekdagen eventueel tot 20u / 20u30. 
  • Je werkt mee aan een modern beleid door de dienstverlening naar de klant steeds te willen verbeteren.

Aanwervingsvoorwaarden

Je bent in het bezit van diploma hoger secundair onderwijs.

Aanbod

Wat mag je van ons verwachten?

  • Een boeiende en gevarieerde functie in een dynamische omgeving;
  • Een goede work-life balance;
  • Een job in eigen regio;
  • Een job in vast contractueel verband (30,40u).
  • Een marktconform salaris volgens schaal C1-C3 (minimum bruto maandwedde op C1-niveau (30,40u): € 1.669,00). Relevante privé-ervaring kan meegenomen worden. Ervaring bij overheidsdiensten wordt volledig meegenomen.

Wil je graag een loonsimulatie? Hiervoor kan je terecht bij de personeelsdienst.
Het salaris wordt aangevuld met een pakket van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, fietsvergoeding en/of gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Contact

Interesse? Solliciteren kan tot en met 26 mei 2022 via de knop ‘solliciteer nu’ op onze website www.bornem.be/vacatures. Er zal jou gevraagd worden om jouw gegevens, CV, motivatiebrief, diploma en een recent uittreksel van het strafregister door te geven. Heb je alle documenten ingediend en kom je in aanmerking? Dan nodigen we jou uit voor de sollicitatieprocedure die bestaat uit een schriftelijke en een mondelinge proef. (Schriftelijke proef op 2 juni en mondeling interview op 8 juni) Bij meer dan 15 kandidaturen zal er een preselectie plaatsvinden. Meer informatie? Contacteer Katleen Velle via sollicitaties@bornem.be.
Solliciteer nu