< Terug

Officemanager

Anoniem

Onze klant is een innovatief software bedrijf dat wordt voortgedreven door een team van jonge, ambitieuze en no nonsense medewerkers. Samen met een sterke visie en een kritische, praktische ingesteldheid behalen zij succesvolle resultaten en referenties. Onze klant beschikt over een duidelijke passie: IT en dataverwerking. Hierdoor kennen zij de laatste jaren een zeer sterke groei en wensen zij deze groei te bestendigen door de aanwerving van een Office Manager (m/v/x).

Functieomschrijving

Wij zoeken een creatieve en zelfstandige duizendpoot aka Office Manager.  Als Office Manager ben je een sleutelfiguur en onmisbare schakel in de onderneming. Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van het managementteam.

Als Officemanager ben je verantwoordelijk voor onderstaand pakket:

Financieel gerelateerde zaken

Je bent verantwoordelijk voor

  • Het boeken van de banken
  • Het boeken van de aankoopfacturen
  • Debiteuren en crediteuren beheer
  • Het opvolgen van openstaande betalingen
  • Uitvoeren van diverse boekingen (inclusief loonboekingen)
  • Opstellen en indienen van de maandelijkse BTW-aangifte
  • Assistentie bij eventueel andere boekhoudkundige taken

Samen met de General manager beheer je mee

  • De cashflowplanning van de groep
  • De budgetten van de groep

Kortom, je voert de volledige boekhouding van de groep tot aan de pre-afsluiting en fiscale aangifte.

HR gerelateerde zaken

  • Je staat in voor de administratieve uitvoering van het personeelsbeleid
  • Administratieve verwerking van de lonen
  • Maandelijkse verwerking voor de uitbetaling en boekingen
  • Volgen van de sociale wetgeving, met het sociaal secretariaat, en aanpassingen voorstellen waar nodig.

Je zorgt tevens voor volgende zaken:

  • Je bent het aanspreekpunt voor de collega’s m.b.t. HR-gerelateerde zaken (opleidingen, lonen, thematische verloven, etc)
  • Je staat in voor het administratieve onthaal van nieuwe medewerkers en zorgt voor de nodige materialen
  • Je volgt de vakantieaanvragen op
  • Je organiseert diverse teammomenten (teambuildings, opleidingsdagen, overkoepelende meetings, etc)
  • Je bent verantwoordelijk voor het wagenpark

Marketing gerelateerde zaken

  • Je biedt ondersteuning bij het organiseren en begeleiden van events en/of trainingen
  • Je houdt de marketing materialen up-to-date en werkt in overleg nieuwe zaken uit
  • Samen met het sales departement en marketing kantoor werk je een marketing plan uit, voer je gerichte acties concreet uit en kom je met nieuwe creatieve ideeën
  • Je voert gerichte marketing acties (via social media, mailchimp …) in overleg met de marketing verantwoordelijke
  • Je houdt de social media kanalen en website van de groep up-to-date alsook het CRM systeem in overleg met Sales departement

Office & facility Management

  • Receptie en onthaal van bezoekers: je ontvangt onze bezoekers (klanten en leveranciers) op een correcte manier en zorgt voor de nodige vergaderruimtes
  • Je bent verantwoordelijk voor het inkomend telefoonverkeer en schakelt vragen naar de juiste personen door
  • Je bent verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande post en het archiveren van de bedrijfsdocumenten
  • Je bent verantwoordelijk voor het bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, beheer van het gebouw, en andere resources
  • Je bent verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande post en het archiveren van bedrijfsdocumenten
  • Tevens bied je indien nodig administratieve ondersteuning aan het salesteam
  • Je voert ad-hoc opdrachten uit voor de General Manager en beheert de agenda’s van het management
  • Je volgt lopende contracten stipt op (huurcontracten, leasingcontracten, etc)

Profiel

  • Je bent minimaal in het bezit van een bachelor diploma in een administratieve of economische richting
  • Je hebt minstens 5 jaar ervaring als Office manager of in een functie met een gelijkaardig takenpakket
  • Je beschikt over een doorgedreven kennis van de courante MS Office tools (Word, Excel, Powerpoint)
  • Een goede kennis van Frans en Engels is een plus
  • Van nature ben je georganiseerd en je kan multitasken in een snelle en veeleisende context
  • Je kan zelfstandig bovenstaand takenpakket uitvoeren na een interne opleiding
  • Je bent discreet, leergierig en nauwkeurig
  • Je stelt je flexibel op en je gaat proactief te werk
  • Je beschikt over goede communicatievaardigheden

Aanbod

Wij bieden jou een sterk verantwoordelijke functie met voldoende uitdagingen. Daarnaast wordt er een aantrekkelijk verloningspakket aangeboden met heel wat interessante extralegale voordelen, zoals

  • firmawagen en tankkaart
  • GSM
  • 12 ADV dagen
  • Maaltijdcheques en ecocheques
  • groepsverzekering
  • hospitalisatieverzekering
  • state-of-the-art tools…

Contact

Overtuigd van de mogelijkheden binnen deze job? Prima, dan ontvangen wij graag een gemotiveerd CV op volgend adres: info@ascareers.be Toch nog een vraag? Geen probleem, neem gerust contact op via het nummer 0476/97 70 25.
Solliciteer nu